Албан бичиг
Байгууллагын албан бичгийг холбогдох зохион байгуулалтын нэгж, ажилтнууд бэлтгэнэ.
Албан бичгийн найруулга зүйг монгол хэлэнд бие даасан нэг төрөл болгон авч үздэг. Албан харилцааны үүрэг гүйцэтгэж байгаа баримт бичгийн найруулгыг хэлнэ.
Албан бичгийн найруулгын онцлог
Хувь хүний найруулгын онцлог
Агуулга нь маш товч тодорхой
Илүү, нуршсан үггүй
Хар яриа, этгээд бүдүүлэг, нутгийн аялаганы үг хэрэглэхгүй
Ойролцоо болон эерэг утгатай төсөөт үг хязгаарлагдмал
Дүрсэлсэн утга, зүйрлэл, догдлонгуй утгатай үг хэрэглэхгүй
Аливаа үг ихэвчлэн шууд утгаар орно
Найруулга зүйн шаардлага хангаагүйн улмаас найруулгын алдаа үүсдэг.
Албан бичиг төлөвлөхөд дараах нийтлэг шаардлага тавигдана:
Албан бичгийн хэл найруулга нь утга төгөлдөр, түүний агуулга хууль, эрх зүйн үүднээс зөв томъологдсон, товч тодорхой, засвар оруулгагүй, этгээд болон бүдүүлэг үг хэллэг хэрэглээгүй, зөв бичих дүрмийн дагуу бичигдсэн бөгөөд албан бичгийн стандартад бүрэн нийцсэн байна.
Албан бичигт дараах бүрдлүүд байна. Үүнд:
байгууллагын нэр
байгууллагын хаяг
огноо
баримт бичгийн дугаар
үйлдсэн газрын нэр
харилцагч байгууллагын хаяг
баримт бичгийн тэргүү
бичвэр
хавсралтын тухай тэмдэглэл
хувийг илгээсэн тухай тэмдэглэл
гарын үсэг
тамга, тэмдэг
боловсруулсан тухай тэмдэглэл
Албан бичгийг урьдчилан бэлтгэсэн А4, А5 хэмжээтэй, хэвлэмэл хуудсан дээр зохиож үйлдэнэ. Албан бичиг нэг хуудсанд багтахгүй бол сүүлийн өгүүлбэрийг дараагийн хуудсанд оруулж, бичнэ. Түүнчлэн хуудаснаас хуудсанд өгүүлбэрийг тасалж бичихгүй, дараагийн үргэлжлэх өгүүлбэрийг шинэ хуудаснаас эхлэн бичнэ.
Албан бичгийг тодорхой нэг асуудлаар бэлтгэж явуулна. Харин нэг байгууллагад шийдвэрлэгдэх, өөр хоорондоо холбоотой хэд хэдэн асуудлууд байвал нэг албан бичиг төлөвлөж, асуудал бүрийг шинээр догол мөрнөөс эхлэн бичнэ.
Албан бичиг, захидал үндсэн 2 хэсгээс бүрдэнэ. Нэгдэх хэсэгт уг баримт бичгийг зохиож бүрдүүлсэн зорилго, үндэслэл, шалтгааныг дурдаж, хоёрдох хэсэгт санал, хүсэлт, дүгнэлт, шийдвэрийг тодорхой тусгана.
Албан бичгийг байгууллагын нэрийн өмнөөс боловсруулж, явуулах бөгөөд эрх хэмжээнийхээ хүрээнд байгууллагын дарга, зохион байгуулалтын нэгжийн дарга нар чиг үүргийнхээ хүрээнд гарын үсэг зурна. Удирдах дээд газарт болон адил статус бүхий байгууллагын удирдлагад хаяглан явуулж буй баримт бичигт байгууллагын дарга гарын үсэг зурна.
Албан бичиг нь товч буюу дэлгэрэнгүй байж болно. Товч утгатай захидлыг 1-2 хуудсанд багтааж бичнэ. Тодорхой нотолгоо, үндэслэл, тайлбар, санал, дүгнэлт шаардсан асуудлаар дэлгэрэнгүй албан бичиг төлөвлөх бөгөөд хэмжээний хувьд 5 хүртэл хуудастай байна.
